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Tema I de Int. a la Documentación: La Documentación.

INTRODUCCIÓN
La “DOCUMENTACIÓN” es sumamente importante no sólo en el ámbito del periodismo y los medios de comunicación, sino en todas las áreas donde se maneje la información e investigación.

Desde el Siglo XVIII, esta aplicación o técnica ha venido desarrollándose con el fin de mejoras en asuntos de recopilación y almacenamiento de datos; es por tanto que los avances tecnológicos han hecho que las informaciones archivados a través de la historia tengan una fácil y libre vía de almacenaje y recuperación.

En el transcurso de este trabajo podrán notar el proceso de evolución de esta técnica, sus características, clasificación, fines, entre otros.

LA DOCUMENTACIÓN

Es un conjunto de documentos preferentemente de carácter oficial, que sirven para la identificación personal o para documentar o acreditar alto. Es una ciencia general, auxiliar de todas las demás, por su carácter enciclopédico universal.

Además es visto como proceso de comunicación por el que un individuo (persona o colectividad) recibe las referencias de unos objetos (los documentos) debidamente tratados, expresa o presuntamente pedidos (demandados), relativos a un determinado dominio de la actividad social que el individuo desempeña, tales que le hacen competente para el ejercicio de esa actividad

Para el profesor José López Yepes (1981), la documental es un proceso informativo, pues reúne los elementos propios del emisor, mensaje, receptor, etc. Pero es un proceso recuperador a partir de información previamente conservada y analizada.

El movimiento de la documentación se institucionaliza por la acción de dos abogados belgas, Paul Otlet y Henri La Fontaine. Otlet resaltó como ilustre bibliógrafo.

I. Documentación Periodística:

La documentación periodística es aquella que trata de seleccionar, clasificar textos y referencias sobre asuntos como hechos datos, opiniones, etc., con el fin de crear información periodística. Los documentalistas de los periódicos trabajan con todo tipo de formatos, tanto escrito como multimedia. Estos documentos no tienen por qué ser únicamente a contenidos publicados en prensa, sino que también incluyen material como libros de consulta, diccionarios, etc., que ayuden al periodista a recuperar la información que necesite al instante.

Datos Históricos de la Documentación Periodística…
El origen de esta actividad tiene tres factores:

a- La utilización de otros periódicos para elaborar nuevas informaciones.
b- Recopilación y archivo de ejemplares del propio medio.
c- Interés por las informaciones necrológicas.

En sus inicios los servicios de documentación estaban relacionados con la preparación de semblanzas necrológicas y en especial cuando estas informaciones son acompañadas de material gráfico.

El interés por la documentación surgió de la voluntad por autorizar la información, verificarla y a la vez dar prestigio y credibilidad al medio.

Los primeros en utilizar documentación periodística fueron: NATHAN HALE (en al DAILY ADVERTISER DE BOSTON) Y THOMAS BAMES (en el THE TIMES) siendo este ultimo el creador de las primeras bibliotecas de referencia.

Los primeros servicios de documentación se iniciaron en Estados Unidos en el momento donde se percibió la enorme importancia de disponer de departamentos dedicados a la compilación de noticias a través de recortes de prensa que una vez indizados se archivan ordenadamente para ponerlos a disposición del equipo editorialista.

Los antecedentes de la documentación periodística tuvieron lugar en el Siglo XVIII con los primeros archivos de prensa en Gran Bretaña y Alemania; dando lugar a los primeros índices de periódicos tales como “Spectator and Tattler, London Times, Neue Zurcen”.

En 1851 fue fundado el NEW YORK TIME y su departamento de documentación (LA MORGUE), el cual comienza a confeccionar y publicar un índice impreso del periódico; siendo este conjuntamente con el SAN FRANCISCO CHRONICLE, en la década de 1860 los primeros pasos de la documentación periodística.

Hacia 1893 las primeras recomendaciones sobre indización de la prensa eran:

-El ANUAL LITERARY INDEX (Indiza artículos de interés general de una decena de diarios de Estados Unidos).
-El DAILY MAIL Y TIMES (Británico que disponía de servicios de documentación desde su fundación)
-El NEESEITING (de origen Alemán)
-VANGUARDIA (en España)

La necesidad de capacitar al lector para comprender los detalles de lo sucedido da paso a que surja la información explicativa e interpretativa y con ella nuevas necesidades de documentales tales como el NEW MAGAZINE (fue un producto independiente y estaba realizado sobre una base documentada. Esta aparece en Estados Unidos) y EL DOMINICAL (estuvo ligado al periódico, con la inclinación de suplir sus deficiencias y constituir su culminación informativa), que nacen con la pretensión de narrar un suceso contextualizado, profundizando su análisis y dándole sentido de continuidad que no hacia la prensa diaria.

La Segunda Guerra Mundial fue decisiva para el ulterior desarrollo metodológico y funcional de los servicios de documentación en Estados Unidos, pues la información interpretativa satisfacía las necesidades de los lectores; al mismo tiempo aumentaba la objetividad y el afán de investigar.

La irrupción de la televisión con la posibilidad de informar de manera inmediata sobre lo acontecido, propicio el cambio de prensa escrita al periodismo televisivo. Entonces los medios impresos comenzaron a informar de los hechos que subyacían debajo de los hechos. La documentación se hizo imprescindible. El aumento de la interpretación periodística aumentaba las prácticas documentales en la labor periodística.

En 1950 la perdida de documentación y las clasificaciones erróneas plantearon la necesidad de reorganizar y mecanizar los servicios de documentación y así poder agilizar el proceso de búsqueda.

Para los años 20 los Estados Unidos introdujeron el servicio de microfilmación para resolver los problemas de espacio. Esta no aporto mejoras significativas desde el punto de vista de l acceso a la información, no facilitó la búsqueda, clasificación y recuperación documental. A partir de ahí se llevaron a cavo los primeros intentos de automatización de servicios documentales.

La conjunción de órdenes y sistemas dio como resultado la tecnología (COM) Computer Outpunt Microfilm, que permitía acceder rápido al contenido de la información.
El INFORMATION BANK DE NEW YORK TIME, se constituyo en la primera base de datos periodísticos tele documentales al servicio de su propia redacción a la que también se suscribieron organismos oficiales, bibliotecas universitarias, empresas de todo tipo incluidas las periodísticas.

Los primeros manuales de documentación reunía tan solo experiencia y orientaciones extrapolares de la practica diaria. Fue entonces en el Siglo XX que se hizo imprescindible la coordinación y el establecimiento de un Corpus Teórico que diese respuesta a los problemas metodológicos que acarreaban el crecimiento de los servicios de documentación.

La documentación como disciplina instrumental al servicio del periodismo entró en las aulas universitarias de los Estados Unidos y 40 años más tarde en Europa.

En 1933 R.W. Desmond, publico el NEWS PAPER REFERENCE METHODS, que fue la primera síntesis de la historia de los servicios de documentación.

En 1944 se iniciaron las primeras investigaciones universitarias sobre el proceso documental periodístico.

En los años 70 la documentación ya ocupaba un lugar en las facultades de ciencias de la información en sus ramas: Periodismo, Publicidad e Imagen.

En 1970 se propuso el primer sistema de acceso y recopilación de la información en la documentación microfilmadora.
En el transcurrir del tiempo se crearon asociaciones profesionales dedicadas a la investigación y divulgación de los aspectos teóricos de esta disciplina para facilitar la información.

Desde la década de los 90’s inicia un nuevo rumbo para la documentación y los medios de masas, ya que es una era de grandes avances tecnológicos.

En 1990 The Times y The Guardian comercializan sobre cd-rom sus bases de datos a texto completo.

En 1991 La Agencia Efe comercializa el acceso en línea a su base de datos retrospectiva EfeData.
En 1992 se inicia un desarrollo inicial de programas especializados en la captura de información periodística; ya para 1993 se visualizan las primeras experiencias de la aplicación del reconocimiento óptico de caracteres (OCR) en la documentación periodística.
En 1994 se crea El Palo Alto Weekly (California), siendo el primer periódico de información general en internet.

Ya para 1995 El Mundo y La Vanguardia se comercializan en cd-rom y sale a circulación el primer diario digital personalizado de Europa de “ My News
En 1998 inicia el Proyecto Laurin (Libraries and Archives Collecting Nesxpaper Clipping Unified for their Integration into Networks), cofinanciado por la UE, para el desarrollo de un sistema de gestión integral de archivos digitales de recortes de prensa.

Todos estos cambios y avances tecnológicos han facilitado la recopilación, circulación y documentación de infamación de rápido acceso y al servicio de cualquier usuario; gracias al maravilloso mundo de la Internet.

Las transformaciones tecnológicas de los últimos 25 años, la informatización de todas las fases de producción de un medio de comunicación, han permitido dos cambios esenciales en el mundo de la información:

1- Mayor rapidez en el trabajo, por lo que las noticias pueden ser más elaboradas y más completas (mayor calidad).

2- Acceso a una mayor cantidad e información únicamente restringida por la legislación vigente.

La realidad actual es más compleja, y la globalización de la información también hace que la elaboración informativa sea más compleja. La necesidad de documentar la información obliga a disponer en el medio de comunicación de departamentos de Documentación. Esas necesidades documentales de los profesionales del periodismo difieren dependiendo de dos aspectos:

Características del medio: prensa, radio, televisión.
Modalidad del periodismo

Características de la documentación periodística (prensa)…
· Dualidad en el origen de las fuentes de información: Los medios de comunicación son productores y receptores de fuentes de información, lo que conlleva una dualidad de objetivos:

- Gestión del propio archivo
- Servicio de documentación

· Multiplicación constante de información heterogénea: para evitar la repetición es necesaria una buena estructuración y unos sólidos criterios de ordenación y clasificación. Debe realizarse un estudio previo de las necesidades del medio que consiste en:
- Estudio y análisis de los hábitos de búsqueda de los periodistas.
- Identificar las necesidades de información no cubiertas y buscar la solución de esos vacíos para facilitar su búsqueda.
- Valorar la eficiencia y cualidad de diferentes fuentes.
- Adaptarse al medio adquiriendo el “sentido de la noticia”.
- Inmersión en el proceso editorial, implicación activa en las rutinas de producción del diario.

· Rapidez en la respuesta ante la demanda de documentación: tiempo-eficacia.

· Obsolescencia de la información: Deben proponerse unas etapas de vigencia legal-administrativa de los documentos y unos periodos de expurgo. Otro factor es la explotación que se haga del archivo.

· Diversificación de usuarios:- Periodistas.
- Empresas, organismos e instituciones públicas y privadas.
- Población académica, estudiantes, profesores, investigadores, etc.
- Resto de usuarios de los medios.

Funciones principales de los servicios de documentación periodística…
- Proporcionar fuentes concretas para comprobar un dato rápidamente (factor tiempo).
- Proporcionar material suficiente para situar los temas en su contexto.
- Funcionar como base de la noticia.

Fuente de Información: origen de una noticia, conocimiento o información.

Fuentes Documentales: origen de la información que los Centros de Documentación ponen a disposición de sus usuarios, como a los documentos que se utilizan para analizar dicha información y a los organismos que los proporcionan.

Documentación como Fuente: los Centros de Documentación proporcionan información al usuario, por lo que constituyen en sí mismos fuentes de información.

Fuentes de la Documentación: Entidades, centros y organismos que proporcionan a los Centros de Documentación informaciones elaboradas sobre documentos primarios o secundarios.

Tipos de Fuentes de la Documentación…
- Sistemas bibliotecarios (documentos primarios).
- Sistemas centrales o documentales (acceso a documentos secundarios).
- Sistemas de análisis o bancos de datos de información (acceso a documentos terciarios).

Los centros de documentación periodística ponen a disposición de los usuarios documentos que contienen información relativa a otros documentos, y porque, a través de estas informaciones, se facilita al usuario el acceso a la fuente original.

- Fuentes propias: colección e índices de la propia publicación.
- Fuentes ajenas.
- Libros de referencia.
- Índices de publicaciones periódicas.
- Selección de diarios.
- Revistas.

Una fuente de información es fiable siempre que sea creíble.

Clasificación de la Documentación…

- Documentos escritos: Son todos los materiales escritos que contienen información necesaria para una determinada investigación. (actas de nacimiento, documentos escritos, mapas, diccionarios, etc.)

- Audiovisuales: Es el conjunto de informaciones basado en imágenes en movimiento, acompañado de elementos sonoros, aunque puede incluir imágenes fijas, textos escritos y mensajes sonoros por separado (video, cintas magnetofónicas, CD, CD Run, Fotografías, la Internet, entre otras).

Fines de la Documentación…
- Rapidez (mayor agilidad en la confirmación y búsqueda de datos)
- Pertinencia (Mayor oportunidad y eficacia)
- Exhaustividad (Proceso agotador y apurado)
- Economía (ahorro tanto de tiempo como dinero).

Obstáculos en la comunicación documental…
- Falta de conocimiento de las posibilidades de utilización.
- Confusiones derivadas del lenguaje.
- Conocimiento deficiente de la materia.

Tipos de Utilizadores…

- El que sabe lo que necesita y conoce los medios
- El que sabe lo que necesita y desconoce los medios
- El que desconoce lo que necesita y desconoce los medios.

Cualidades del Documentalista…

- Deseo de búsqueda
- Curiosidad intelectual
- Espíritu de síntesis
- Memoria selectiva
- Intuición
- Iniciativa
- Tenacidad
- Disponibilidad
- Buenas relaciones humanas

CONCLUSIÓN

La Internet ha jugado un papel fundamental en la evolución y acondicionamiento de la documentación, ofreciendo así una amplia gama de información, que proporcionan datos reales en cualquier tema de investigación; este medio nos permite confirmar datos, estadísticas, investigaciones de profesionales de cualquier parte del mundo, en tiempo real y preciso.

Mediante la recopilación de datos para elaborar este trabajo, pudimos notar que esta ciencia o técnica tiene su crecimiento debido a las necesidades de los seres humanos de tener a mano la información en cualquier parte del mundo aun menor tiempo.

Es preciso resaltar la importancia de las fuentes que utilizamos para elaborar reportajes, noticias y entrevistas, ya que elegir fuentes, datos y documentos precisos nos darán la credibilidad y relevancia que necesita nuestro escrito para ser confiable y creíble.

FUENTES

-http://www.google.com/
-http://www.rincondelvago.com/
-Enciclopedia Encartas
-Diccionario Enciclopédico Encartas